[editar] Digitalizar documentos

La digitalización de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquier tipo de radicación, generado en el Sistema de Gestión Documental con la imagen del documento físico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar en pantalla el documento virtualmente. El aplicativo de digitalización se encuentra únicamente en los equipos que tienen instalados un Scanner y por medio de ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro radicado.

[editar] Pasos para digitalizar un documento

Paso 1: Ingrese al aplicativo por medio del ejecutable instalado en su equipo.

Paso 2: Ingrese su usuario y clave de ORFEO y de click en el botón "INGRESAR".
Paso 3: Se despliega una ventana con las siguientes opciones:

1. Dependencia que digitaliza 2. Ver radicados, se visualizan los radicados que no han sido digitalizados. 3. Imprime Sticker del radicado seleccionado. 4. Digitalizar documento. 5. Enviar imagen al servidor.

Nota: Cuando una imagen ya existe en el servidor, el sistema envía una nueva ventana para que se relacione el motivo del cambio de imagen. Si no se escribe ningún comentario, el envío de la nueva imagen no se realizará y el sistema cancelará la orden. Esta observación se debe diligenciar para el mismo control en el cambio justificado de una imagen. Para el caso de los radicados generados como -1 (salida), -3 (memorandos), -5 (resoluciones), etc. y que su primer documento anexo es un archivo en formato word (.doc), al momento de la digitalización, este comentario se hace necesario ya que se está haciendo el reemplazo de un documento en otro formato y el nuevo documento contiene la firma digitalizada de la persona que realiza la comunicación.

6. Se encuentran 4 opciones de configuración así:

 Insertar páginas: Cuando se ha digitalizado un documento y se desea agregar nuevas hojas digitalizadas.
 
 Radicación de salida: Para poder visualizar en la lista de radicados todos los radicados tanto de entrada (-2) como de salida (-1).
 
 Imprimir solo el sticker seleccionado: Se debe dejar habilitado para que al dar click en el botón impresión de sticker, solo imprima el 
 radicado que se encuentra seleccionado en la lista. Si no se habilita se imprimirán los radicados que aparecen en el rango. 
 
 Mostrar configuración antes de empezar a escanear: para poder realizar una configuración adecuada de acuerdo al tipo de documento. 

7. Se visualiza la cantidad de hojas que se han digitalizado por documento.

8. Eliminar la hoja actual.
9. Borrar una selección de la imagen
10. Abrir una imagen guardada en área local para ser asignada a un radicado.
11. Grabar localmente la imagen modificada. Se debe hacer después de borrar o realizar alguna modificación de la imagen seleccionada.
12. Descargar imagen del servidor, en el caso que se requiera hacer modificaciones.
13. Actualizar la imagen si ya se encuentra digitalizada en área local.
14. Presenta una vista preliminar en miniatura de las hojas que se han ido escaneando.
15. Hoja actual de acuerdo a la selección que se haga de la vista en miniatura.

Recuerde que antes de realizar la digitalización de un documento debe seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al tipo de escaner utilizado. Además se debe tener en cuenta las recomendaciones para digitalizar un documento.

[editar] CONFIGURACIÓN ESCANER

[editar] RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Para que la calidad en la digitalización de los documentos sea óptima y garantice la totalidad de los datos en el sistema, se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al escanear:

1. Realizar una preclasificación de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta las hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene en cuenta esta observación, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y ocasionar algún daño en el escáner.

1. Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el paso libre de cada una en el escáner como ganchos, cinta, hojas pegadas, pedazos de papel, etc.
2. Numerar los folios del documento antes de digitalizar.
3. Seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al escáner y la calidad de las hojas a digitalizar.
4. Después de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el número de hojas que quedaron en el sistema digitalizadas.
5. Verificar la calidad de la digitalización.
6. En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.