De OrfeoWiki

Tabla de contenidos 1 ORFEO 1.1 ORFEOSCAN 1.1.1 1. Cómo ingresar a Orfeo? 1.1.2 2. Estructura y funcionalidad de Orfeo 1.1.2.1 2.1. Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla) 1.1.2.2 2..2 Estructura de carpetas y opciones personalizadas, con diferentes funcionalidades (Parte izquierda de la pantalla) 1.1.2.3 2.3. Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central de la pantalla) 1.1.2.4 2.1 OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA 1.2 2.2 ESTRUCTURA DE CARPETAS Y OPCIONES PERSONALIZADAS 1.3 2.3 CONTENIDO DE ACUERDO A LA OPCIÓN SELECCIONADA (PARTE DERECHA Y CENTRAL DE LA PANTALLA) 1.3.1 OPCIONES PERSONALIZADAS 1.3.2 OPCIONES PERSONALIZADAS

[editar] ORFEO

Sistema de apoyo documental de procesos con licencia GPL. Permite incorporar los procesos propios de la entidad o empresa. Propiedad de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Caracteristicas:

• Interfaz Web
• Radicacion de documentos
• Reasignar, agendar, modificar, archivar, incorporar en expedientes, tipificar documentos.
• Búsquedas rápidas.
• Generación de expedientes virtuales y reportes de gestion.

[editar] ORFEOSCAN

Sistema para digitalizar documentación, imprimir sticker con código de barras y Número de radicado (entrada), enviar imagen al servidor y leer sticker de documento radicado (salida).

[editar] 1. Cómo ingresar a Orfeo?

Se debe abrir el Explorador de internet, digitar la dirección https://fermion/orfeo3.7/, el usuario y contraseña que se le asignó para ésta aplicación. Para ingresar a Orfeo, la opción de usuario y contraseña se encuentra en la parte inferior de la página como se muestra en la figura 1. Figura 1: Login a Orfeo

• El usuario debe asegurarse siempre de cerrar la sesión.
• Luego de 15 minutos de inactividad la sesión se cerrará y el funcionario deberá reingresar al sistema.

[editar] 2. Estructura y funcionalidad de Orfeo

Para un manejo práctico y sencillo del sistema, Orfeo se encuentra dividido en 3 secciones principales que son:

[editar] 2.1. Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla)

[editar] 2..2 Estructura de carpetas y opciones personalizadas, con diferentes funcionalidades (Parte izquierda de la pantalla)

[editar] 2.3. Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central de la pantalla)

[editar] 2.1 OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA

Figura 2: Opciones Generales del sistema I

• a) AYUDA: Mediante este vínculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los diferentes procedimientos y la manera fácil de realizarlos en el sistema.
• b) INFO GENERAL: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificación, fecha de nacimiento, No. de extensión, correo electrónico, No. de AT (equipo), piso. Se recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.
• c) CREDITOS: Se reconoce el significativo esfuerzo de los integrantes que ha colaborado para que la herramienta crezca y se sostenga.
• d) CONTRASEÑA: Al ingresar a este vínculo se puede cambiar la contraseña del usuario para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave.
• e) ESTADISTICAS: Permite generar estadísticas de los documentos que se encuentran actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de documento, además de mostrar los registro uno a uno, o simplemente contarlos.
• f) IMPRIMIR: Imprime lo que se encuentra actualmente en la pantalla.
• g) CERRAR SESION: Cierra la sesión en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que siempre la sesión quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer terminar la sesión se debe realizar por esta opción.

Figura 3: Opciones Generales del sistema II

• h) BUSCAR: Buscar un radicado en alguna carpeta o en tos.
• i) AGENDAR: Esta funcionalidad permite al usuario la programación a futuro del trámite de uno o varios documentos que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. Se puede realizar dicha programación con cualquiera de los documentos sin importar la ubicación dentro de las carpetas de usuario del Sistema de Gestión Documental ORFEO. El usuario puede asignar una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los documentos que se deben ir tramitando cronológicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario. Para agendar un documento, se debe:
  • 1. Ubicar en la carpeta donde se encuentra el(los) radicado(s) y seleccionarlo(s) en la caja de chequeo al final del registro
  • 2. Seleccionar la fecha para la cual se quiere agendar dicho documento (La fecha de agenda debe ser mayor a la fecha actual).

• • 3. Seleccionar el botón agendar.

El sistema despliega la pantalla para diligenciar un comentario y se presiona el botón "Realizar". En este momento aparece el(los) radicado(s) que se programaron en la carpeta "Agendado No Vencido" y que se encuentran pendiente para tramitar en una fecha posterior a la fecha del día. En la Carpeta "Agendado No Vencido" se irán trasladando automáticamente los documentos que tienen programada la fecha del día actual, o fecha anterior a esta. Si se quiere sacar un documento de la agenda simplemente se debe ubicar en la carpeta donde se encuentra el documento Agendado (Vencido o No Vencido), seleccionar el documento y dar click sobre el botón "Sacar de la Agenda"

• j) MOVER A: Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se encuentra en cualquier carpeta, a una carpeta personal ya creada previamente. Se pueden organizar los documentos dependiendo la clasificación que cada usuario le quiera dar. Los pasos para mover un documento estando en cualquier carpeta son:
  • 1. Dar click en el botón Mover a...
  • 2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea mover
  • 3. Seleccionar de la lista desplegable, la carpeta personal a la cual se enviará el (los) radicado(s) escogido(s)
  • 4. Dar click en el botón de enviar ( >>)

El sistema despliega una ventana para registrar el comentario, se da click en el botón "Realizar". El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han trasladado de carpeta. Un documento se puede trasladar a cualquier carpeta, tanto predeterminada como personal.

• k) REASIGNAR: Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico reasignar un documento únicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma dependencia. El Jefe por el contrario, puede reasignar documentos a los usuarios de su dependencia y adicionalmente a los Jefes de cualquier dependencia. Por esta razón cuando se necesite reasignar un documento a otra dependencia diferente se debe hacer por medio del Jefe, para que este a su vez lo envie a la dependencia respectiva.
  • 1. Dar click en el botón "REASIGNAR"
  • 2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea Reasignar
  • 3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se enviará el (los) radicado(s) escogido(s). (Si es usuario básico solo aparece la dependencia a la cual pertenece)
  • 4. Dar click en el botón de enviar ( >>)
  • 5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le reasignará el radicado, se escribe el comentario respectivo y se da click en el botón "REALIZAR"
  • 6. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han reasignado.
• l) INFORMAR: Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier usuario para su información y si es necesario su respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico informar un radicado o otro, sin importar si pertenece o no a su

Misma dependencia.

• 1. Dar click en el botón "INFORMAR"
• 2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea Informar
• 3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se informará el (los) radicado(s) escogido(s).
• 4. Dar click en el botón enviar ( >>)
• 5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le informará el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo y se da click en el botón "REALIZAR"
• 6. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han sido informados.

Nota: Cuando se necesite informar un radicado y ademas reasignarlo a un usuario, se debe realizar primero los informados a los usuarios que lo requieren y por último se debe hacer la reasignación.

Si luego de realizar alguna operación que implique que un documento deba salir de una carpeta o trasladarla a una nueva, debe hacer clic en el titulo de CARPETAS en el lado izquierdo de la pantalla para que los contadores (números entre paréntesis al lado de cada carpeta), sean actualizados. Para las opciones Visto bueno, Devolver o Archivar, se realizan basicamente las mismas opciones de Informar.

[editar] 2.2 ESTRUCTURA DE CARPETAS Y OPCIONES PERSONALIZADAS

• a) Carpetas predeterminadas:

Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario. En la figura 4 se puede observar la estructura de carpetas predeterminadas en el sistema.

Figura 4: Estructura de carpetas predeterminadas.

Entrada: En esta carpeta ingresan todos los documentos que han sido asignados a un usuario y a los cuales se les debe hacer algún tipo de tramite. Cuando se radica un documento en el área de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la carpeta de "ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se radicó.

Salida: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación de salida que han sido generados por el usuario como una Radicación Nueva, y a la cual, se le anexará un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radicó. Memos: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación de memorandos (-3) que han sido generados por el usuario. Circulares: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación de circulares (-5) que han sido generados por el usuario.

Vo.Bo.: En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para revisión y aprobación a su Jefe de Grupo. Si se encuentra en un usuario JEFE, tendrá toda la lista de los radicados que sus funcionarios le hayan enviado para Vo.Bo. En esta carpeta podrá realizar todas las transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar; pero si es un USUARIO normal, solo podrá visualizar los documentos que él mismo ha enviado a su jefe pero no podrá realizar ninguna transacción con los documentos. Devueltos: A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos por alguna razón por otros usuarios.

• b) Carpetas personales:

Son las carpetas creadas por los usuarios mediante el vinculo nueva carpeta para la organización de sus documentos.

• c) Opciones Personalizadas:

Las opciones personalizadas dependen del tipo de usuario,entre ellas Radicación, Administración, Impresión y Anulación.Todos ellas, se describen posteriormente.

[editar] 2.3 CONTENIDO DE ACUERDO A LA OPCIÓN SELECCIONADA (PARTE DERECHA Y CENTRAL DE LA PANTALLA)

Cuando se encuentra el radicado buscado se puede ingresar a el, para consultar los datos de información general:

• a. Al dar click sobre el número de radicación se puede obtener la imagen digitalizada (para un documento de entrada)
• b. Al dar click sobre la fecha de radicación se ingresa a los datos del radicado para realizar consultas de Información general, Histórico, Documentos anexos y Expedientes. Este módulo se encuentra divido en pestañas para una mejor compresión.

• Información General:

En esta vista se puede encontrar la información de Remitente, Alcaldia y Entidad con sus respectivas direcciones, departamentos y demás datos que se incluyeron en el registro inicial de la radicación. Desde esta vista, además usted puede: Verificar si es un radicado nuevo o un radicado anexo a uno que ya existia en el sistema. La seguridad del radicado. La imagen del radicado. El estado actual del mismo.

• Historico:

En esta vista se puede consultar los diferentes pasos que se han realizado dentro de la EEC para resolver el trámite. Documentos: La vista “Documentos” mostrará el registro correspondiente al documento anexo. Alli podrá encontrar:

• a. Área de estado del documento: Mediante la utilización de símbolos de Vo.Bo., en esta área podrá comprobar si un documento ya ha sido tramitado desde el momento de iniciar su gestión hasta su correspondiente envío.
• b. Un número temporal compuesto por el número de radicado de entrada más un consecutivo que va a identificar el archivo que usted ha anexado, mientras es revisado, aprobado y se le adjudica un número de radicado definitivo el cual reemplazará a este número inicial.

Algunos atributos del archivo anexo como: el tipo de formato, tipificación del documento (cuando este ya es radicado), su tamaño, el nombre de quien lo ha adjuntado al registro inicial y una referencia colocada por usted en el paso anterior.

• d. Área de acciones a realizar: De acuerdo a los permisos que hayan sido otorgados a su usuario, usted podrá ejercer ciertas acciones. De manera estándar un usuario puede Modificar y Borrar

documentos que han sido anexados por él mismo. Podrá hacer lo mismo con documentos anexados por otro usuario, siempre y cuando éste no lo haya marcado como de “solo lectura” al momento de adjuntarlo al registro inicial. Para el caso del permiso de radicación de salida, la acción “Radicar” y "Regenerar" sólo aparecerá a aquellos usuarios que tengan autorización para utilizar el consecutivo de sus respectiva dependencia.

• e. Un vínculo en forma de lupa que le permitirá tener una vista preeliminar del documento antes de radicar.

Desde esta vista, además de anexar otros documentos usted puede: Revisar el documento anexado mediante una vista preliminar. Modificar el documento. Generar copias del documento que se va a radicar como de salida. Anexar otros documentos. Borrar el documento.. Enviar documento al Jefe para su Vo.Bo.. Mover documento a otra carpeta.. Reasignar documento a otro funcionario de su grupo. Reasignar documento a un Jefe de Grupo ó de Área. (opción sólo para Jefes de Grupo / Área) Expedientes: Desde esta vista, usted puede ver:

• a. Datos Radicado: Indica el numero de radicado con el que se va a trabajar.
• b. Nombre de Expediente: Muestra el numero del expediente donde se encuentra actualmente el radicado.
• c. Historia del Expediente: Muestra todas las operaciones realizadas al expediente donde se encuentra el radicado.
• d. Ver Borrados: Muestra los documentos anexos que han sido borrados del expediente por radicado.
• e. Enlace Crear: Nos permite crear un nuevo expediente para el mismo radicado. (Se debe tener en cuenta que para qué este enlace aparezca se debe poseer permiso de creación de expedientes.)
• f. Enlace Excluir de: Nos permite excluir un radicado de un expediente determinado.
• g. Enlace Incluir en: Nos permite incluir este radicado en un expediente distinto
• h. Al dar clic sobre cualquiera de los numeros de expedientes este actualiza la pagina con la informacion de los radicados que se encuentran en el numero seleccionado (La cual aparece abajo de ver borrados).
• i.Enlace “INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE”muestra la pantalla de permite anexar los documentos necesarios en el mismo expediente donde se encuentra el radicado.

[editar] OPCIONES PERSONALIZADAS

• 1. Radicación de entrada (-2)

Se verifica si no ha sido radicado. Se escoge la forma de radicación: Nuevo, Anexo a un documento de igual expediente, o Asociado. Ingresar datos: remitente, predio, empresa. Recargar información de la base de datos. Pasar datos a radicación: Dignatario, asunto, meido de recepción, descripción de anexos, dependencia a la cual será radicada.

• 2. Radicación de salida (-1)

Anexo a un documento de entrada(padre) Elaborar documento con plantilla. Abrir radicado padre, ver en la pestaña Documentos y anexar archivo. Seleccionar destinatario, tipo de archivo, radicación de salida, describir documento y adjuntar. Nuevo Elaborar documento con plantilla (memorando, Circular, Masiva) Asignar radicado Modificar registro en la vista Información general. Modificar anexo en la vista Documentos, descargar y guardar. Modificar y adjuntar el anexo, actualizar y cerrar. Si se desea, se pueden generar copias de los documentos en la vista de Radicado/Buscar. En la vista histórico aparece todo el flujo que ha tenido el documento desde el momento de su radicación hasta el último usuario.

• 3. Radicación masiva

Crear una base de datos con los nombres de los destinatarios de la siguiente forma: NOMBRE DE CAMPO CAMPO OBLIGATORIO TIPO DE DATO LONGITUD DESCRIPCION

• TIPO*

X Entero 1 0 - ESP 1 - OTRA EMPRESA 2 - PERSONA NATURAL

• DOCUMENTO*

Carácter 14 No. de cédula - No. Nit

• NOMBRE*

X Carácter 100 Si es empresa nombre de la Empresa, para el caso de persona natural se puede grabar todo el nombre completo en este campo o separar los apellidos en los campos siguientes

• PRIM_APEL*

Carácter 20 Primer apellido destinatario

• SEG_APEL*

Carácter 20 Segundo apellido destinario

• DIGNATARIO*

Carácter 50 Nombre de la persona a la que va dirigida una comunicación (para el caso de empresas)

• DIR*

X Carácter 30 Dirección del destinatario

• MUNI_NOMBRE*

X Carácter 20 Nombre exacto a la base de datos (Mayúsculas)

• DEPTO_NOMBRE*

X Carácter 20 Nombre exacto a la base (Mayúsculas)

• ASUNTO*

Carácter 40

• DESC_ANEXOS*

Carácter 20

• ID*

Numérico 4 Es el campo “IDENTIFICADOR_EMPRESA “ de la tabla de Bodega de empresas.

• NUIR*

Carácter 15

• TIPO_DOC*

Numérico 2 0 - Cédula de ciudadanía 1- Tarjeta de identidad 2- Cédula de extranjería 3- Pasaporte 4- Nit 5- Nuir

• TEL*

Numérico

• MAIL*

Carácter

[editar] OPCIONES PERSONALIZADAS

1. Radicación de entrada (-. Enlace Incluir en: Nos permite incluir este radicado en un expediente distinto h2) Se verifica si no ha sido radicado. Se escoge la forma de radicación: Nuevo, Anexo a un documento de igual expediente, o Asociado. Ingresar datos: remitente, predio, empresa. Recargar información de la base de datos. Pasar datos a radicación: Dignatario, asunto, meido de recepción, descripción de anexos, dependencia a la cual será radicada.

2. Radicación de salida (-1) Anexo a un documento de entrada(padre) Elaborar documento con plantilla. Abrir radicado padre, ver en la pestaña Documentos y anexar archivo. Seleccionar destinatario, tipo de archivo, radicación de salida, describir documento y adjuntar. Nuevo Elaborar documento con plantilla (memorando, Circular, Masiva) Asignar radicado Modificar registro en la vista Información general. Modificar anexo en la vista Documentos, descargar y guardar. Modificar y adjuntar el anexo, actualizar y cerrar. Si se desea, se pueden generar copias de los documentos en la vista de Radicado/Buscar. En la vista histórico aparece todo el flujo que ha tenido el documento desde el momento de su radicación hasta el último usuario.

3. Radicación masiva Crear una base de datos con los nombres de los destinatarios de la siguiente forma: NOMBRE DE CAMPO CAMPO OBLIGATORIO TIPO DE DATO LONGITUD DESCRIPCION

• TIPO*

X Entero 1 0 - ESP 1 - OTRA EMPRESA 2 - PERSONA NATURAL

• DOCUMENTO*

Carácter 14 No. de cédula - No. Nit

• NOMBRE*

X Carácter 100 Si es empresa nombre de la Empresa, para el caso de persona natural se puede grabar todo el nombre completo en este campo o separar los apellidos en los campos siguientes

• PRIM_APEL*

Carácter 20 Primer apellido destinatario

• SEG_APEL*

Carácter 20 Segundo apellido destinario

• DIGNATARIO*

Carácter 50 Nombre de la persona a la que va dirigida una comunicación (para el caso de empresas)

• DIR*

X Carácter 30 Dirección del destinatario

• MUNI_NOMBRE*

X Carácter 20 Nombre exacto a la base de datos (Mayúsculas)

• DEPTO_NOMBRE*

X Carácter 20 Nombre exacto a la base (Mayúsculas)

• ASUNTO*

Carácter 40

• DESC_ANEXOS*

Carácter 20

• ID*

Numérico 4 Es el campo “IDENTIFICADOR_EMPRESA “ de la tabla de Bodega de empresas.

• NUIR*

Carácter 15

• TIPO_DOC*

Numérico 2 0 - Cédula de ciudadanía 1- Tarjeta de identidad 2- Cédula de extranjería 3- Pasaporte 4- Nit 5- Nuir

• TEL*

Numérico

• MAIL*

Carácter

El archivo debe ser guardado en formato (CSV, delimitado por comas), y en la primer fila debe ir el nombre del campo encerrado entre asteriscos (*NOMBRE*), y la palabra en mayúscula. Elaborar documento con plantilla. Acceder a la carpeta de Radicación masiva / Generar radicación y agregar la plantilla y la lista elaboradas previamente. Enviar archivo de prueba y guardarlo. Verificar el archivo para comprobar si esta bien y enviar definitivo. Se debe entregar el listado a correspondencia y una copia de las cartas a archivo. Si no esta bien, se deben corregir los errores y enviar. Si el documento esta asociado a un radicado padre, los datos de destinatario provienen de él.

• 4. Radicación de Memorandos internos (-3) y Circulares (-5)

Se realiza el mismo proceso que para radicación de salida, se agrega el anexo y se guarda automaticamente en la carpeta de Memos o Circulares, dependiendo del documento que se este radicando. Se debe acceder al documento, enviar y confirmar el número de radicado.

• 5.Clasificación de los radicados según la Tabla de Retención Documental TRD.

El area de archivo es el encargado de asignar series, subseries y tipos documentales a cada dependencia, insertando primero las series, luego las subseries y los tipos documentales. En la Matriz TRD, se muestran las series y subseries que se asignan por cada dependencia y alli se puede asignar los tipos documentales, para modificar las series y subseries por dependencia, se debe ingresar por Modificacion TRD Area. Todos los radicados deben ser clasificados en su TRD, de lo contrario, no se podrá archivar. En la vista Información General / TRD, se pueden agregar los valores para cada documento, click en insertar y cerrar. Si el radicado tiene un anexo, se debe tipificar este archivo en la vista Documentos.

No. Radicado Gral: Año(4)-Dependencia(3)-Consecutivo(6)-Tipo(1) Tipo: 1->Entrada, 2->Salida, 3->Memorando y 5->Circular

• 6. Envío de correspondencia física

Se puede hacer envío Normal o Masivo, y se deben generar las planillas o guías. Envío normal Aparece en la lista de documentos radicados que han sido marcados como impresos. Marcar radicado que será enviado y dar click en Envío de documentos. Ingresar datos de envío como la empresa, peso en gramos, Calcular precio, datos de destinatario y asunto. Generar registro de envio de documento para marcarlo como enviado Generar planilla para Certificado o guía para Postexpresss. Ingresar datos de fecha de envío, hora inicial, final, número de planilla. Imprimir planilla.

• 7. Anulación de radicados

Solicitar

En la carpeta Anulaciones se podrán encontrar los documentos radicados que no han sido enviados. Buscar radicado y activar la opción para solicitar anulación. Escribir motivo. Anular En Envios, seleccione Anulaciones. Allí, realice una búsqueda de los radicados que serán anulados, seleccione el o los que se van a anular. Digitar el número del acta que se va a generar.

• 8. Devoluciones

Por tiempo de espera: Ocurre cuando se marca un radicado como impreso y no se entrega a correspondencia en las siguientes 24 horas. El sistema desmarca la validación de impresión, lo que obliga al remitente a volver a marcar el documento y entregarlo a tiempo. Por Agencia de correo: La agencia devuelve la correspondencia por causas que en general tienen que ver con los datos del destinatario. En correspondencia marcan el radicado como devuelto y este se guarda automaticamente en la carpeta DEV_CORREO. El remitente deberá ingresar los datos requeridos y marcar como impreso para que sea enviado nuevamente. Si lo devuelven definitivamente, se debe cerrar el envio. Por mala radicación: En correspondencia deben radicar nuevamente y verificar.

• 9. Expedientes

Creación: Ubicar documento, abrirlo y ver la pestaña Expedienes. Crear, llenar datos de TRD y fecha. Confirmar y cerrar. Se envia una notificación a Archivo para que realicen la operación física. Incluir en expediente. Incluir el radicado digitando el número de expediente y confirmar. Excluir: En la vista expediente Excluir de, marcar radicado y confirmar. No se podrá exluir radicado que ya esten en archivo. Incluir documento en expediente: Seleccionar radicado y incluir documento en expediente. Digitar número de expediente y confirmar. Generación de reportes sobre expedientes virtuales. En Estadisticas, escoger tipo de consulta como Radicacion /consulta de radicados por usuario o Expedientes / Control de estados y términos por proceso.

• 10.Impresión

Luego de imprimir el documento físico, en el sistema se debe marcar el radicado de salida como impreso. Este procedimiento se realiza para que el funcionario de correspondencia encargado de realizar el envio a su destino final pueda realizarlo. Para realizar este procedimiento se debe: 1.Ubicar la carpeta impresión en la lista de carpetas. En esta carpeta se visualizarán todos los radicados generados por la dependencia y que se encuentren con los datos de envío completos. Si existe algún error al anexar los documentos no aparecerá el radicado en la lista de impresión.

• 1. Ubicar el número de radicado que el sistema asignó y que será marcado como impreso.
• 2. Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro (a)
• 3.Presionar Click en el botón "Marcar Documentos como Impresos" (b)
• 4.El sistema realiza una verificación sobre los datos correspondientes al envío.Si los datos del destinatario se encuentran completos el registro será marcado y en el campo "Estado", dirá OK.
• 5.Si falta algún dato básico del destinatario como nombre, dirección, municipio o departamento, el registró no se marcará. Se debe ir a la carpeta donde se encuentra el radicado generado para realizar las respectivas modificaciones y nuevamente marcar el documento como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento físico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envío.
• 11.Consulta

Se pueden buscar radicados desde este enlace, de acuerdo con: Número de radicado Identificación del remitente Algún nombre de empresa, usuario o algún texto. Tipo de remitente (Ciudadano, ESP, Empresa o Funcionario) Tipo de radicado Rango de fecha Tipo de documento Dependencia actual Buscar anexo en pestaña documentos

• 12. Asociar imagen a un radicado

Se ingresa el radicado y se da click en buscar. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el radicado al cual quiere asociar una imagen. Dar click en el boton Asociar imagen al radicado. Escoger el archivo, dando click en examinar. Solo se pueden asociar archivos .tif o pdf. Se debe escribir el asunto o la descripcion del archivoy dar click en Realizar.

• 13. Solicitar documento físico

Por medio de esta funcionalidad el sistema permite solicitar los documentos físicos correspondientes a los radicados generados a través del aplicativo, como los radicados de entrada, salida, etc. los cuales reposan en el área central de Archivo, y que el usuario requiere para realizar algún tipo de análisis o se incluirá en el expediente respectivo. Para solicitar el préstamo de un documento se debe: 1.Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que será solicitado 2.Ingresar al radicado por la fecha de radicación. Dar click en el vínculo "Solicitar Físico" y el sistema despliega el módulo de Reserva del documento. 3.Seleccionar de la lista desplegable la "Acción" deseada "Solicitar"; el tipo de requerimiento deseado (este puede ser Documento o Anexo, si el documento tiene Anexos) y seleccionar el 1. Ubicar el número de radicado que el sistema asignó y que será marcado como impreso. 2. Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro (a) 3.Presionar Click en el botón "Marcar Documentos como Impresos" (b) 4.El sistema realiza una verificación sobre los datos correspondientes al envío.Si los datos del destinatario se encuentran completos el registro será marcado y en el campo "Estado", dirá OK. 5.Si falta algún dato básico del destinatario como nombre, dirección, municipio o departamento, el registró no se marcará. Se debe ir a la carpeta donde se encuentra el radicado generado para realizar las respectivas modificaciones y nuevamente marcar el documento como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento físico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envío.

• 1.botón "Enviar Solicitud".
• 2.El sistema realiza una reserva del documento indicando el número del radicado, el login del usuario que realiza la solicitud, la dependencia, la fecha de solicitud, fecha de vencimiento, tipo de requerimiento, estado, acción.
• 3.Si se seleccionó por equivocación la solicitud del documento y este ya no se necesita, se da click en el link que aparece en la Acción "Cancelar Solicitud"
• 4.El sistema realiza la cancelación de esta reserva siempre y cuando no se haya hecho efectivo el préstamo por parte del grupo de Archivo.
• 1. Un usuario puede solicitar el documento físico de un radicado, que se encuentre en su usuario o que se encuentre en el usuario de Salida.
• 2. El préstamo del documento y del anexo se pueden manejar independientes, es decir, se puede solicitar el documento y luego solicitar el anexo.
• 3. Un radicado no se puede prestar más de una vez  a varios usuarios al mismo tiempo.
• 4. Luego de haber hecho la solicitud del radicado por el sistema, el usuario solicitante debe ir personalmente al área de Archivo, para que le entreguen el documento físico.  En esta área se realiza una validación por medio del sistema donde se deberá digitar la clave del usuario que solicita el documento, para poder entregar el documento.

• 14 Administración

En este módulo, se pueden encontrar 7 opciones. En ellas, podran agregarse nuevos registros en la base de datos, tales como usuarios, paises y departamentos, o simplemente hacer consultas al respecto. A continuación se describe cada uno:

• • 14.1 Usuarios y perfiles

En este opción, podra crear, editar y consultar los usuarios del sistema. Crear Usuario: Seleccione la opción Usuarios y perfiles y luego Crear Usuario. Inserte los datos del usuario nuevo, seleccione el perfil (si es Jefe o Normal) y la dependencia a la que pertenece. Click en continuar. Agregue los permisos al usuario, dependiendo del perfil Director, Coordinador, Asistente o Secretaria, o Profesional. A continuación, dé click en Grabar. El sistema le informará si la creación de usuario tuvo éxito. Editar usuario: Seleccione la opción Usuarios y perfiles y luego Editar Usuario. Elija una dependencia y de esta forma vera el listado de los usuarios inscritos en ella. Habilite la opción al final del nombre del usuario que desea editar y haga clik en Editar Revise los datos del usuario creado con anterioridad, rectifique los datos básicos. Click en continuar. Cambie los permisos al usuario, dependiendo del perfil o asigne nuevos. A continuación, dé click en Grabar. El sistema le informará si la edición de usuario tuvo éxito.

• Consultar:

Seleccione la opción Usuarios y perfiles y luego Consultar Usuario. Elija una dependencia y de esta forma vera el listado de los usuarios inscritos en ella. Habilite la opción al final del nombre del usuario que desea consultar y haga clik en Consultar. Revise los datos básicos y los permisos del usuario. Si desea puede ver el Historico del usuario, para consultar si ha sido editado despues de sus creación. Haga click en Cancelar. 14.2 Paises Use esta opción para Listar, Agregar, Modificar o Eliminar paises.

• Listar:

Seleccione un Continente y Haga click en Listado. Se abrirá una ventana emergente con el listado de los paises pertenecientes al continente seleccionado. Si no escoge ningún continente, aparecerá el listado de todos los paises en los continentes existentes en la base de datos.

• Agregar:

Seleccione un continente. Ingrese el código y el nombre del pais que desea agregar. Haga click en Agregar.

• Modificar:

Seleccione un continente. Seleccione un país. Modifique el nombre o código del mismo. Haga click en Modificar.

• Eliminar:

Seleccione un continente. Seleccione un país. Haga click en Eliminar. Al hacer esto, eliminará de forma automatica los departamentos que pertenecen al pais. 14.3 Departamentos Acceda a esta opción para Listar, Agregar, Modificar o Eliminar Departamentos.

• Listar:

Seleccione un Continente y un país. Haga click en Listado. Se abrirá una ventana emergente con el listado de los departamentos pertenecientes al país seleccionado. Si no escoge ningún país o ningún continente, aparecerá el listado de todos los departamentos en los paises existentes en la base de datos.

• Agregar:

Seleccione un continente y un país. Ingrese el código y el nombre del departamento que desea agregar. Haga click en Agregar.

• Modificar:

Seleccione un continente y un país. Seleccione un departamento. Modifique el nombre o código del mismo. Haga click en Modificar.

• Eliminar:

Seleccione un continente y un país. Seleccione un departamento. Haga click en Eliminar. Al hacer esto, eliminará de forma automatica los municipios que pertenecen al departamento.

• • 14.4 Municipios

Al igual que las dos opciones anteriores, se pueden listar, agregar, modificar y borrar los municipios que estan inscritos en el sistema. Además se podrá homologar los precios de envio con otra ciudad, para la cual ya se han asignado. Realice los pasos de las opciones anteriores, teniendo en cuenta que debe escoger un continente, un pais y un departamento para todas las opciones.

• • 14.5 Tarifas

El administrador de tarifas permite asignar los valores de precios y pesos en una forma de envio. Por defecto, el sistema tiene 9 formas de envio: Certificado, Servientrega , Entrega personal, fax, Postexpress, Correo electrónico, Corra, Normal, Certificado con acuse. En cualquiera de ellos, se debe crear al menos una tarifa para que pueda ser utilizado. En este caso se tienen cuatro opciones. Listar, Agregar, Modificar y Eliminar.

• Listar:

Seleccione una forma de envio. Haga click en Listado. Se abrirá una ventana emergente con el listado de las tarifas pertenecientes a la forma de envio seleccionada. Si no escoge ninguna forma de envio, aparecerá el listado general de todas las tarifas.

• Agregar:

Seleccione una forma de envío y una localización Ingrese los valores para código, peso, descipción, y valor de envio para la tarifa que desea agregar. Haga click en Agregar.

• Modificar:

Seleccione una forma de envío y una localización Seleccione una tarifa. Modifique los valores de la misma. Haga click en Modificar.

• Eliminar:

Seleccione una forma de envío y una localización Seleccione una tarifa. Haga click en Eliminar.

• • 14.6 Contactos

En el módulo de administración de contactos, se podrán agregar contactos a Entidades u otras empresas, es decir, a un empresa o entidad, se pueden agregar las personas que trabajan alli como contactos. Las entidades, pueden ser ingresadas en el modulo de Administración de Entidades. Para este módulo se tienen las opciones de: Listar, Agregar, Modificar y Eliminar. Listar: Seleccione Tipo de contacto y la empresa Haga click en Listado. Se abrirá una ventana emergente con el listado de las empresas. Si no escoge ningún tipo de contacto, aparecerá el listado general de todas las empresas. Agregar: Seleccione un Tipo de contacto y la empresa Ingrese los valores para cargo, Nombre y telefono de contacto. Haga click en Agregar. Modificar: Seleccione un Tipo de contacto y la empresa Seleccione un contacto. Modifique los valores deseados. Haga click en Modificar.

• Eliminar:

Seleccione un Tipo de contacto y la empresa. Seleccione un contacto. Haga click en Eliminar.

• • 14.7 Entidades

Se usa esta opción cuando la empresa tiene como clientes algunas entidades y envia correspondencia a ellas, para eso, se deben crear, editar o eliminarlas. En este caso, se encuentran, cuatro botones que realizan las operaciones de Listar, agregar, modificar y eliminar.

• Listar:

Haga click en Listado. Se abrirá una ventana emergente con el listado de las entidades inscritas en la base de datos.

• Agregar:

Ingrese los valores para NUIR, NIT, sigla, Nombre, telefono, dirección completa y representante legal de la entidad. Haga click en Agregar.

• Modificar:

Seleccione una entidad. Modifique los valores deseados. Haga click en Modificar.

• Eliminar:

Seleccione una entidad Haga click en Eliminar.

• 15 Firma digital

• 16. Prestamo de documentos

Cuando un documento ha sido solicitado para ver fisicamente, la dependencia de Archivo deberá permitir este prestamo, ingresando a este modulo. De igual forma podrá reintegrar el documento a archivo, generar reportes de prestamo y cancelar solicitudes.

• • 16.1 Prestamo de documentos

Realice una búsqueda de los radicados que han sido solicitados en prestamo, ingresando alguno de los siguientes valores o ninguno: número de radicado, login del usuario que lo solicita, dependencia o usuario de archivo. Seleccione de la lista el radicado que será prestado. Click en Prestar. Ingrese un comentario del prestamo. Seleccione si sera prestado indefinidamente o la fecha limite de entrega. Digite la contraseña de administrador y haga click en Realizar. El sistema le mostrará un mensaje con la información que acaba de ingresar.

• • 16.2 Devolución de documentos

Realice una búsqueda de los radicados que han sido prestados, ingresando alguno de los siguientes valores o ninguno: número de radicado, login del usuario que lo tomo en prestamo, dependencia o usuario de archivo. Seleccione de la lista el radicado que será devuelto. Click en Devolver. Ingrese un comentario de la devolución. Digite la contraseña de administrador y haga click en Realizar. El sistema le mostrará un mensaje con la información que acaba de ingresar.

• • 16.3 Generación de reportes

Realice una búsqueda de los radicados que han sido prestados, solicitados, devueltos,

cancelado o vencido, ingresando alguno de los siguientes valores o ninguno: número de radicado, login del usuario que lo solicita, dependencia, usuario de archivo, requerimiento (Documento o anexo), estado o fecha.. Seleccione de la lista el radicado para el cual generará un reporte. Click en Generar. Seleccione de la lista el radicado para el cual desea ver la información de histórico, haciendo click en Ver histórico. Despues de leer el reporte, haga click en cerrar.

• • 16.4Cancelar solicitud

Realice una búsqueda de los radicados de los cuales ha sido cancelada la solicitud de prestamo, ingresando alguno de los siguientes valores o ninguno: dependencia, fecha final o hora. Seleccione de la lista el radicado que será cancelado. Click en Cancelar. Ingrese un comentario de la cancelación. Digite la contraseña de administrador y haga click en Realizar. El sistema le mostrará un mensaje con la información que acaba de ingresar.

• 17 Envio masivo
• 18 Archivo