Manual Digitalizador
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[editar] Manual del Aplicativo de Digitalización - OrfeoScan
La digitalización de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquier tipo de radicación, generado en el Sistema de Gestión Documental ORFEO con la imágen del documento físico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar en pantalla el documento virtualmente. El aplicativo de digitalización se encuentra únicamente en los equipos que tienen instalados un Scanner y por medio de ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro radicado. Por medio de este aplicativo, se puede tambien, generar el sticker, almacenar mas documentos dentro del mismo radicado (1).
[editar] 1. Como ingresar al aplicativo?
Ingrese al aplicativo por medio del ejecutable que se encuentra en el escritorio: OrfeoScan. Ingrese su usuario y clave de ORFEO y de click en el botón "INGRESAR".
Figura 1: Ingreso a OrfeoScan
Se despliega una ventana con las siguientes opciones:
- 1.Dependencia que digitaliza
- 2.Ver radicados, Se visualizan los radicados que no han sido digitalizados.
- 3.Imprimir Sticker
- 4.Digitalizar documento
- 5.Enviar imagen al servidor.
Figura 2: Ventana de Orfeo Scan
Se encuentran 4 opciones de configuración asi:
- 6. Insertar páginas: Cuando se ha digitalizado un documento y se desea agregar nuevas hojas digitalizadas.
- 7. Radicación de salida: Para poder visualizar en la lista de radicados todos los radicados tanto de entrada (-2) como de salida (-1).
- 8. Imprimir solo el sticker seleccionado: Se debe dejar habilitado para que al dar click en el botón impresión de sticker, solo imprima el radicado que se encuentra seleccionado en la lista. Si no se habilita se imprimiran los radicados que aparecen en el rango.
- 9. Mostrar configuración antes de empezar a escanear, para poder realizar una configuración adecuada de acuerdo al tipo de documento.
- 10. Se visualiza la cantidad de hojas que se han digitalizado por documento.
- 11. Eliminar la hoja actual.
- 12. Borrar una selección de la imagen
- 13. Abrir una imagen guardada en área local para ser asignada a un radicado.
- 14. Grabar localmente la imagen modificada. Se debe hacer después de borrar o realizar alguna modificación de la imagen seleccionada.
- 15. Descargar imagen del servidor, en el caso que se requiera hacer modificaciones.
- 16. Actualizar la imagen si ya se encuentra digitalizada en área local.
- 17. Rotar hacia la derecha o hacia la izquierda
- 18. Borrar Anotaciones mostradas
- 19. Insertar codigo de barras.
- 20. Colocar imagen antes o despues de la imagen seleccionada
- 21. Presenta una vista preliminar en miniatura de las hojas que se han ido escaneando.
- 22. Hoja actual de acuerdo a la selección que se haga de la vista en miniatura.
[editar] 2. Imprimir Sticker
Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado, o Ingrese a Opciones y seleccione Buscar en todos los radicados.
Figura 3: Busqueda de radicados Digite el numero de radicado para el cual va a imprimir el sticker. Debe tener 14 digitos.
Figura 4: Digite el número de radicado
El radicado aparecera en la pantalla central, seleccionelo completamente como se observa en la figura.
Figura 5: Impresión de Sticker Click en el icono Imprimir Sticker. Nota: La impresora de Stickers debe ser predeterminada del sistema. La opcion de configuración de Imprimir solo sticker de registro seleccionado debe estar activada.
[editar] 3. Digitalizar una imagen de un radicado
Si es la primera imagen que agregara al radicado: Ponga las hojas en el escaner. Ingrese a Opciones y Seleccionar Escaner, si tiene mas de un escaner configurado, seleccione el de su preferencia.
Figura 6: Seleccione Escaner Verifique que la opción de configuración Mostrar configuración antes de Empezar este activa.
Figura 7: Opciones para digitalización y envío al servidor. Haga click en el icono de Digitalizar. Si el radicado ya tiene imagen digitalizada y desea agregar paginas a la imagen inicial, active la casilla de Insertar Paginas. Presione el Icono de Enviar imagen al servidor. La pantalla de respuesta sera la siguiente: Figura 8: Envío correcto de una imagen
Nota: Cuando una imagen ya existe en el servidor, el sistema envía una nueva ventana para que se relacione el motivo del cambio de imagen. Si no se escribe ningún comentario, el envío de la nueva imagen no se realizará y el sistema cancelará la orden. Esta observación de debe diligenciar para el mismo control en el cambio justificado de una imagen. Para el caso de los radicados generados como -1 (salida), -3 (memorandos) , -9 (resoluciones), etc y que su primer documento anexo es un archivo en formato oowriter (.odt), al momento de la digitalización, este comentario se hace necesario ya que se está haciendo el reemplazo de un documento en otro formato.
[editar] 4. Enviar una imagen al servidor
Si el radicado ya tiene una imagen y desea agregar un documento anexo al radicado, Ingrese a la opción Incluir Documentos y seleccione Incluir Documentos Figura 9: Anexar Documento a un radicado Automáticamente, el icono cambiara de forma y color, como se observa en la figura.
Figura 10: Enviar anexo al servidor Digitalice la imagen siguiendo los pasos del punto 2. Si ya ha digitalizado, o el documento se encuentra guardado en su computador, presione el icono Abrir imagen. Pulse el icono de Enviar imagen al servidor. Como es un anexo del documento, debe definir un tipo documental y una observación para el mismo, en la pantalla que se muestra: Figura 11: Tipo documental y Observaciones del anexo
Finalmente pulse ENVIAR.
Nota: No es necesario digitar la contraseña.
[editar] 5. Otras opciones
Poner Código de barras en imagen Una vez tenga la imagen de la hoja a la cual le va a poner el código de barras, en el centro de la ventana de Orfeoscan, pulse el icono.
[editar] 6. Recomendaciones para la digitalización de documentos (1)
Para que la calidad en la digitalización de los documentos sea óptima y garantice la totalidad de los datos en el sistema, se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al escanear: Realizar una preclasificación de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta las hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene en cuenta esta observación, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y ocasionar algún daño en el escáner. Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el paso libre de cada una en el escáner como ganchos de cosedora, cinta, hojas pegadas, pedazos de papel, etc. Numerar los folios del documento antes de digitalizar. Seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al escáner y la calidad de las hojas a digitalizar. Después de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el número de hojas que quedaron en el sistema digitalizadas. Verificar la calidad de la digitalización. En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.
- 1. Tomado de la pagina de la comunidad Orfeo.
