Información General del Sistema

Estructura y Funcionalidad de Orfeo

Para un manejo práctico y sencillo del sistema, se encuentra dividido en 3 secciones principales que son:

1. Opciones Generales del Sistema: (parte superior de la pantalla)
2. Estructura: Radicación y Carpetas, con diferentes funcionalidades (Parte izquierda de la pantalla)
3. Funcionalidades Generales: Opciones de movimiento del documento radicado y recibido por cada usuario del sistema (parte derecha y central de la pantalla)
   • Agendar
   • Mover
   • Reasignar
   • Informar
   • Devolver
   • Vo.Bo.
   • Archivar
   • Tipificación

Opciones generales del sistema

AYUDA: Mediante este vínculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los diferentes procedimientos y la manera fácil de realizarlos en el sistema.

INFO': Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificación, fecha de nacimiento, No. de extensión, correo electrónico, No. de AT (equipo), piso. Se recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.

CREDITOS: Reconocimiento de la comunidad Orfeo al esfuerzo significativo de todos sus miembros, en especial a los integrantes de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico y Departamento Nacional de Planeación.

CONTRASEÑA: Al ingresar a este vínculo se puede cambiar la contraseña del usuario para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave.

ESTADÍSTICAS: Permite generar estadísticas de los documentos que se encuentran actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de documento, además de mostrar los registros uno a uno, o simplemente contarlos.

CERRAR: Cierra la sesión en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que siempre la sesión quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer terminar la sesión se debe realizar por esta opción.

Estructura: radicación y carpeta

Administración: Módulo a través del cual un usuario con permiso especial maneja la información requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, dependencias, carpetas, envío de correspondencia, tipos documentales, servicios, tipos de radicación, países, departamentos, municipios, tarifas y contactos.

Envios: Este es el proceso final correspondiente al envío de los documentos de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto. Este perfil lo tienen los funcionarios del grupo de correspondencia que tengan este permiso.

Modificación: Cuando se requiere modificar la información del documento inicial porque faltan datos o están errados y estos se requieren para realizar la radicación de salida. Esta opción es asignada por permisos a los usuarios establecidos.

Impresión: Luego de imprimir el documento físico, en el sistema se debe marcar el radicado de salida (carta) como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento físico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envío.

Anulación: Cuando existe un número de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe anular por alguna razón como duplicidad del documento (dos radicados generados para una misma carta), o el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe realizar el proceso de anulación mediante el sistema.

Tablas de retención documental: Módulo creado para la administración de la información manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo, de la creación y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de cada una de las dependencias del DNP.

Consultas: Este módulo permite ubicar de acuerdo a unos parámetros seleccionados un radicado o radicados que concuerden con dicha solicitud de búsqueda.

Archivo: Se reflejan los documentos a los cuales se les a creado o asignado expediente.

Dev Correo: Documentos radicados de salida, devueltos por la Agencia de correo por diferentes inconsistencias en la entrega de las comunicaciones.

RADICACION

Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos, remitidos hacia las dependencias y/o generados por el DNP, a los cuales se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la Entidad.

Entrada: Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos en el DNP a los cuales se le asignará un número de radicado. La opción de radicación de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos, que conforman el Grupo de Correspondencia.

Salida: Este proceso consiste en crear un registro nuevo y/o poder anexar una respuesta o comunicación a un destinatario. O si tiene en su poder un documento cuyo trámite requiere la generación de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de información, una remisión de información ó cualquier otro tipo de documento) que deba ser radicado como de salida.

Memorandos: Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno. La opción de radicación de memorandos son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.

Resolución: Con el propósito de facilitar la numeración y fechado automático de resoluciones, se implementó el módulo de Radicación de Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automática. La opción de radicación de resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.

Masiva: Módulo creado para la combinación de archivos word y csv, generando las comunicaciones con un mismo texto dirigidas a diferentes destinatarios.

Asociar imagenes: A través de esta opción se asocia la imagen de un documento radicado interno o carta con la firma original, en el proceso del sistema.

CARPETAS

Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, Salida, Memorandos, Resoluciones, Vo.Bo., Devueltos, Agendados No Vencidos, Agendado Vencido, Informado, Nueva Carpeta (carpetas personales).

Entrada: En esta carpeta ingresan todos los documentos que han sido asignados a un usuario y a los cuales se les debe hacer algún tipo de trámite. Cuando se radica un documento en el área de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la carpeta de "ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se radicó, así como los enviados por otras dependencias.

Salida: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación de salida -1 que han sido generados por el usuario como una Radicación de Salida, y a la cual, se le anexará un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radicó.

Memorandos: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación interna -3 que han sido generados por el usuario como una Radicación de Memorando, y a la cual, se le anexará un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "MEMOS" del usuario que lo radicó.

Resoluciones: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación interna -5 que han sido generados por el usuario como una Radicación de Resolución, y a la cual, se le anexará un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "RESOLUCIÓN" del usuario que lo radicó.

VoBo: En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para revisión y aprobación a su Jefe de Grupo. Si se encuentra en un usuario JEFE, tendrá toda la lista de los radicados que sus funcionarios le hayan enviado para Vo.Bo. En esta carpeta podrá realizar todas las transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar; pero si es un USUARIO normal, solo podrá visualizar los documentos que él mismo ha enviado a su jefe pero no podrá realizar ninguna transacción con los documentos.

Devuelto: A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos para algún trámite por otros usuarios.

Agendado No Vnecido: Programación a futuro del trámite de uno o varios documentos que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. El usuario puede asignar una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los documentos que se deben ir tramitando cronológicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario a una fecha posterior a la fecha del día.

Agendado Vencido:En esta Carpeta se irán trasladando automáticamente los documentos que tienen programada la fecha del día, o fecha anterior a esta.

Informados: Se reciben copias de documentos para su información.

PERSONALES: Son las carpetas creadas por los usuarios para la organización de sus documentos.

Funcionalidades generales

Agendar documentos

Esta funcionalidad permite al usuario la programación a futuro del trámite de uno o varios documentos que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. Se puede realizar dicha programación con cualquiera de los documentos sin importar la ubicación dentro de las carpetas de usuario del Sistema de Gestión Documental. El usuario puede asignar una fecha al radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los documentos que se deben ir tramitando cronológicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario. Se debe tener en cuenta:

1. Ubicar en la carpeta donde se encuentra dicho radicado y seleccionarlo en la caja de chequeo al final del registro
2. Seleccionar la fecha para la cual se quiere agendar dicho documento (La fecha de agenda debe ser mayor a la fecha actual).
3. Seleccionar el botón enviar ( >>) para agendar.
4. El sistema despliega una ventana donde se escribe el comentario respectivo y se da click en el botón "REALIZAR"
5. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han agendado. En este momento aparece en la carpeta "Agendado No Vencido" el registro que se programó y se encuentra pendiente para tramitar en una fecha posterior a la fecha del día.

Así mismo, un usuario puede reasignar un documento a otro usuario, que haya sido previamente agendado y su fecha se verá reflejada en la carpeta de "Agendados" del usuario de destino.

Mover a: Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se encuentra en cualquier carpeta, a una carpeta personal ya creada previamente. Se pueden organizar los documentos dependiendo la clasificación que cada usuario le quiera dar. Los pasos para mover un documento estando en cualquier carpeta son:

1. Dar click en la pestaña Mover a...
2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea mover
3. Seleccionar de la lista desplegable, la carpeta personal a la cual se enviará el (los) radicado(s) escogido(s)
4. Dar click en el botón enviar ( >>).

1. Dar click en la pestaña "INFORMAR"
2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea Informar
3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se informará el (los) radicado(s) escogido(s).
4. Dar click en el botón enviar ( >>).
5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le informará el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo y se da click en el botón "REALIZAR"
6. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han sido informados.

1. Dar click en la pestaña "REASIGNAR"
2. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea Reasignar
3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se enviará el (los) radicado(s) escogido(s). (Si es usuario básico solo aparece la dependencia a la cual pertenece)
4. Dar click en el botón enviar ( >>).

1. Marcar al final del registro en el cuadro de selección el (los) radicado (s), que desea Devolver.
2. Dar click en la pestaña "DEVOLVER"
3. El sistema despliega una ventana donde se anotará un comentario y se da click en el botón "REALIZAR"
4. El sistema realiza la confirmación de los radicados que se han sido devueltos.

Información del radicado

Modulo de Archivo Fisico de Documentos

El modulo de Archivo fue desarrollado en la Secretaria De Gobierno Distrital por Fabian Losada. Se realizaron algunos cambios en la Superservicios y en en DNP y SuperSolidaria se estan realizando ajuste a la funcionalidad Actual.